10 do's en don’ts bij het maken van een arbeidsvoorwaardenregeling

Arbeidsvoorwaardenregelingen zijn onmisbaar voor werkgevers en werknemers. Deze regelingen bieden duidelijkheid over de arbeidsvoorwaarden, zorgen voor gelijke en eerlijke behandeling, en dragen bij aan een goede werksfeer. In deze blog 10 do's en don'ts die je helpen bij het opstellen van een degelijke, effectieve en juridisch correcte arbeidsvoorwaardenregeling.

Do's

1. Stem de regeling af op de behoeften van organisatie en werknemers

Zorg ervoor dat de arbeidsvoorwaardenregeling aansluit bij de cultuur en doelstellingen van je organisatie. Houd ook rekening met de wensen en behoeften van je werknemers. Een regeling die voor beide partijen waardevol is, zorgt voor draagvlak, tevredenheid en productiviteit.

2. Maak je regeling overzichtelijk en gebruik begrijpelijke taal

Zorg ervoor dat de arbeidsvoorwaardenregeling duidelijk en overzichtelijk is. Zorg voor een inhoudsopgave, zet de onderwerpen in logische volgorde en gebruik duidelijke kopjes voor de hoofdstukken en paragrafen. Gebruik heldere taal en vermijd vakjargon. Zet de uitwerking van heel uitgebreide onderwerpen in bijlagen.

3. Zorg dat de regeling voldoet aan de wet en cao

Controleer of alle bepalingen in de regeling in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving. Wijk niet van dwingend recht af, want dan is je regeling niet geldig. Geldt er een collectieve arbeidsovereenkomst (cao)? Controleer dan of je de ruimte hebt om ook een eigen arbeidsvoorwaardenregeling te maken. Wijk niet van de cao af, als dat niet mag.

4. Betrek de ondernemingsraad

Overleg met de ondernemingsraad en maak gebruik van de kennis die de ondernemingsraad heeft. Dit vergroot het draagvlak voor de arbeidsvoorwaardenregeling, Denk erover na of je de regeling als ondernemingsovereenkomst wil afsluiten en respecteer altijd het instemmingsrecht van de ondernemingsraad. Is er geen ondernemingsraad? Houd dan een enquête onder het personeel of organiseer een klankbordgroep.

5. Neem bepalingen op over vakantie en ziekte

Zorg voor duidelijke afspraken over de opbouw en opname van vakantie. Maak onderscheid tussen de regels voor wettelijke en bovenwettelijke vakantie. Beschrijf ook de procedures en rechten bij ziekte, zoals ziekmelding, loondoorbetaling en re-integratie. En hoe zit het bijvoorbeeld als je voor je op vakantie gaat ziek wordt, of je tijdens vakantie ziek moet melden?

6. Neem een eenzijdig wijzigingsbeding op

Met het eenzijdig wijzigingsbeding krijg je de bevoegdheid om zelfstandig arbeidsvoorwaarden te veranderen. Als je de arbeidsvoorwaardenregeling wijzigt, hoef je niet met iedere werknemer afzonderlijk te onderhandelen. Houd je wel aan de voorwaarden die de wet aan het eenzijdig wijzigingsbeding stelt.

7. Neem een keuzemodel arbeidsvoorwaarden op

Bied werknemers de mogelijkheid om bepaalde arbeidsvoorwaarden uit te ruilen of aan te passen naar hun persoonlijke voorkeuren. De werknemer kan dan vaak ook een fiscaal voordeel behalen door brutoloon uit te ruilen voor een netto vergoeding. Dit verhoogt de tevredenheid en maakt je arbeidsvoorwaardenpakket aantrekkelijker voor werknemers.

8. Bied secundaire arbeidsvoorwaarden aan

Secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals overwerktoeslag, vergoeding voor woon-werkverkeer, flexibele werktijden en thuiswerken, zijn arbeidsvoorwaarden die echt thuishoren in een arbeidsvoorwaardenregeling. Deze voorwaarden maken de regeling aantrekkelijk voor je werknemers.

9. Incorporatiebeding voor een algemeen geldende arbeidsvoorwaardenregeling

Neem in de arbeidsovereenkomsten met je werknemer een incorporatiebeding op, dat wil zeggen de afspraak dat de huidige én toekomstige versies van de arbeidsvoorwaardenregeling van toepassing is. Zo voorkom je dat je met elke werknemer apart moet onderhandelen en zorg je voor eenduidige arbeidsvoorwaarden binnen je organisatie.

10. Laat de regeling schrijven door een deskundige

Laat de arbeidsvoorwaardenregeling schrijven (of controleren) door een arbeidsjurist om er zeker van te zijn dat de regeling rechtsgeldig en leesbaar is.

Don'ts

1. Onredelijke of onwettige bepalingen opnemen

Vermijd bepalingen die in strijd zijn met de wet, cao of algemene beginselen van redelijkheid en billijkheid. Neem ook geen bepalingen op die in strijd zijn met regels over gelijke behandeling. Je maakt niet alleen een slechte beurt met deze bepalingen, ze gelden simpelweg niet.

2. Vage woorden, vakjargon en onnodige juridische taal gebruiken

Vage woorden en onnodige juridische taal maken je arbeidsvoorwaardenregeling onnodig ingewikkeld. Kun je een bepaling op meerdere manieren interpreteren? Dan kiest de rechter voor de werknemersvriendelijke betekenis, en dat is niet per se de betekenis die je bedoelde.

3. Onnodig rechten van werknemers beperken

Wees voorzichtig met het opnemen van beperkende bepalingen die verder gaan dan wat wettelijk is toegestaan of die de rechten van werknemers onnodig inperken. Dit leidt tot ontevreden medewerkers en juridische geschillen die je gaat verliezen.

4. Van het slechtste scenario uitgaan

Ga er bij het opstellen van de arbeidsvoorwaardenregeling niet vanuit dat werknemers misbruik zullen maken van de regeling. Een op wantrouwen gebaseerde regeling werkt demotiverend voor je werknemers. Je krijgt bovendien een ingewikkelde en moeilijk te begrijpen arbeidsvoorwaardenregeling als je probeert elk mogelijk misbruik te voorkomen. Houd het bij helder taalgebruik en redelijke voorzorgsmaatregelen.

5. Geen ruimte laten voor individuele afspraken

Hoewel een algemene regeling belangrijk is, is het ook verstandig om ruimte te houden voor individuele afspraken. Dit biedt flexibiliteit om in te spelen op specifieke situaties of behoeften van werknemers.

6. Fiscale gevolgen van arbeidsvoorwaarden negeren

Maak geen netto afspraken. Vergoedingen en verstrekkingen voor werknemers zijn als uitgangspunt bruto. Houd rekening met de fiscale implicaties van de arbeidsvoorwaarden die je aanbiedt. Sommige regelingen kunnen onverwachte belastinggevolgen hebben voor werkgever of werknemer.

7. Bang zijn om de arbeidsvoorwaardenregeling aan te passen

De arbeidsvoorwaardenregeling is een levend document. Wees niet bang om de regeling aan te passen als de omstandigheden veranderen. Betrek het personeel, maar aarzel niet om het eenzijdig wijzigingsbeding te gebruiken.

8. De regeling eenzijdig aanpassen bij grote wijzigingen

Pas de arbeidsvoorwaardenregeling niet eenzijdig aan als het gaat om fundamentele wijzigingen. Betrek de werknemers bij het aanpassen van de regeling en vraag opnieuw om hun akkoord.

9. Vergeten de regeling regelmatig te evalueren en actualiseren

Als je de arbeidsvoorwaardenregeling niet regelmatig evalueert, voldoet de regeling op een gegeven moment niet meer aan de wensen en behoeften van werkgever en werknemers. Een verouderde regeling voldoet vaak ook niet meer aan wetgeving en bevat fiscale bedragen die niet meer kloppen.

10. Vergeten de regeling te laten controleren door een deskundige

Als je de arbeidsvoorwaardenregeling niet laat controleren door een deskundige, loop je het risico dat de regeling op onderdelen in strijd met de wet of cao is, of onduidelijkheden bevat. Rechters leggen onduidelijke teksten uit in het nadeel van de werkgever. Neem dus geen risico en laat me met je meekijken.

Meer weten?

Zoek je na het lezen van deze do’s en don'ts verdieping over het opstellen van arbeidsvoorwaardenregelingen? Lees dan deze blogs:

• Arbeidsvoorwaardenregeling: waar je als werkgever op moet letten

• Arbeidsvoorwaardenregeling en ondernemingsraad: instemmingsrecht en ondernemingsovereenkomst

• Eenzijdig wijzigingsbeding: koorddansen bij het aanpassen van arbeidsvoorwaarden

Hulp nodig?

Vind je het lastig om een arbeidsvoorwaardenregeling te schrijven of aan te passen? Ik help je graag. Neem gerust contact op voor meer informatie of een vrijblijvend gesprek.

> terug naar kennisbank arbeidsrecht