Arbeidsvoorwaardenregeling: waar je als werkgever op moet letten
Wel zo gemakkelijk: een arbeidsvoorwaardenregeling die voor alle werknemers geldt. En die je van tijd tot tijd kan aanpassen. Maar het arbeidsrecht is zelden gemakkelijk voor werkgevers. Daarom in deze blog uitleg over waar je als werkgever op moet letten bij arbeidsvoorwaardenregelingen.
Wat zijn arbeidsvoorwaarden?
Arbeidsvoorwaarden zijn afspraken tussen de werkgever en de werknemer over de voorwaarden waaronder de werknemer het werk doet. Arbeidsvoorwaarden zijn dus onderdeel van de rechten en de plichten uit de arbeidsovereenkomst.
Soorten arbeidsvoorwaarden
We maken onderscheid tussen primaire, secundaire, tertiaire en soms ook nog quartaire arbeidsvoorwaarden. Het verschil tussen deze typen geeft aan hoe belangrijk of 'hard' een arbeidsvoorwaarde is. Primaire arbeidsvoorwaarden zijn het hardst en tertiaire arbeidsvoorwaarden het zachtst.
De ‘hardheid’ van arbeidsvoorwaarden
Waarom is het belangrijk om verschil te maken tussen harde en zachte arbeidsvoorwaarden? Omdat dit helpt bij vragen zoals of de werkgever een arbeidsvoorwaarde eenzijdig mag wijzigen. Hoe 'harder' een arbeidsvoorwaarde, hoe moeilijker het voor de werkgever is om deze eenzijdig aan te passen. Verderop in deze blog lees je hier meer over.
Het is overigens niet altijd even duidelijk of een arbeidsvoorwaarde primair, secundair of tertiair is. Je vindt in de wet namelijk geen definities voor de verschillende soorten arbeidsvoorwaarden.
Primaire arbeidsvoorwaarden
De primaire arbeidsvoorwaarden zijn de harde kern van de arbeidsovereenkomst:
de inhoud van de functie;
de hoogte van het bruto loon (inclusief vakantietoeslag en vaste eindejaarsuitkering);
de arbeidsduur (het aantal uren dat de werknemer werkt);
het aantal vakantie-uren.
Deze arbeidsvoorwaarden neem je normaal gesproken op in de arbeidsovereenkomst.
Secundaire arbeidsvoorwaarden
De secundaire arbeidsvoorwaarden zijn iets minder 'hard' dan de primaire, maar nog steeds belangrijk. Secundaire arbeidsvoorwaarden hebben betrekking op zaken als pensioen, functiewaardering, kostenvergoedingen en beloningen die minder belangrijk zijn dan het maandsalaris. Vaak zijn secundaire arbeidsvoorwaarden ook uitwerkingen van primaire arbeidsvoorwaarden zoals werktijden en vakantie.
Je kunt secundaire arbeidsvoorwaarden in de arbeidsovereenkomst opnemen, maar vaker staan ze in de collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of de arbeidsvoorwaardenregeling van het bedrijf.
Voorbeelden van secundaire arbeidsvoorwaarden
Pensioen (wordt soms ook een primaire arbeidsvoorwaarde genoemd)
Bonusregeling
Overwerktoeslag
Ploegentoeslag (wordt soms ook een primaire arbeidsvoorwaarde genoemd)
Allerlei toelagen, zoals arbeidsmarkttoelage, toelage voor waarneming, toelage voor consignatiediensten, enzovoort
Flexibele werktijden en thuiswerken
Verlof zoals mantelzorgverlof of een sabbatical
Vergoeding kosten woon-werkverkeer
Vergoeding van een opleiding
Vergoeding voor ziektekosten
Vergoeding voor verhuiskosten
Collectieve aanvullende arbeidsongeschiktheidsverzekering
Telefoon, tablet of laptop van de zaak
Auto of fiets van de zaak
Aandelenplan
Tertiaire arbeidsvoorwaarden
Ten slotte zijn er de tertiaire arbeidsvoorwaarden. Dit zijn de zachtste arbeidsvoorwaarden. Ze bestaan niet uit geld, maar uit voorzieningen en faciliteiten. Tertiaire arbeidsvoorwaarden staan normaal gesproken niet in een cao. Het zijn arbeidsvoorwaarden die een bedrijf zelf vaststelt.
Voorbeelden van tertiaire arbeidsvoorwaarden
Gratis fruit of maaltijden
Studiereizen
Sporten op het werk
Kerstpakketten
Vrijdagmiddagborrel
Verjaardagscadeau
Personeelsuitjes
Luxe inrichting van de werkplek
Quartaire arbeidsvoorwaarden
Quartaire arbeidsvoorwaarden lijken op tertiaire arbeidsvoorwaarden, want ze zijn ook niet in geld uitgedrukt. Het gaat bij quartaire 'arbeidsvoorwaarden' om beloftes, zoals loopbaanmogelijkheden en een mooie werkplek met fijne collega's. Strikt genomen zijn dit geen echte arbeidsvoorwaarden, omdat het geen afspraken zijn.
Huisregels en instructies zijn geen arbeidsvoorwaarden
Niet alles wat in een arbeidsvoorwaardenregeling (of personeelshandboek) staat is een arbeidsvoorwaarde. Er staan ook vaak huisregels, instructies en voorschriften in arbeidsvoorwaardenregelingen. De werkgever mag die eenzijdig vaststellen volgens het zogeheten wettelijk instructierecht.
“Let er als werkgever op dat je van huisregels en instructies geen afspraken maakt, bijvoorbeeld door ze in een arbeidsvoorwaardenregeling met de ondernemingsraad af te spreken.”
Incorporatiebeding: zo geldt de arbeidsvoorwaardenregeling voor iedereen
Een incorporatiebeding is de afspraak tussen de werkgever en de werknemer dat een arbeidsvoorwaardenregeling onderdeel is van de arbeidsovereenkomst. Zonder incorporatiebeding geldt een arbeidsvoorwaardenregeling dus niet automatisch voor alle werknemers. Een arbeidsvoorwaarde is immers een afspraak.
Er zijn twee soorten incorporatiebedingen: statisch en dynamisch. Ik leg ze allebei uit.
Statisch incorporatiebeding
Bij een statisch incorporatiebeding verwijs je naar een cao of arbeidsvoorwaardenregeling met een bepaalde looptijd. Bijvoorbeeld: ‘De Regeling algemene arbeidsvoorwaarden met looptijd 1 februari 2023 tot en met 31 januari 2025 is onderdeel van deze arbeidsovereenkomst.’
Komt er in dit voorbeeld een nieuwe arbeidsvoorwaardenregeling? Dan is die niet automatisch van toepassing. De arbeidsvoorwaarden uit de oude regeling blijven gelden totdat de werkgever en de werknemer andere afspraken maken. Dat is meestal niet de bedoeling. Een dynamisch incorporatiebeding is dan de oplossing.
Dynamisch incorporatiebeding
Bij een dynamisch incorporatiebeding spreek je af dat ook de toekomstige versies van een arbeidsvoorwaardenregeling onderdeel zijn van de arbeidsovereenkomst. De werknemer gaat dan dus van tevoren akkoord met arbeidsvoorwaarden die hij nog niet kent.
Een voorbeeld van een dynamisch incorporatiebeding:
“1. De ‘Arbeidsvoorwaardenregeling Janssen B.V.’ is een onderdeel van de arbeidsovereenkomst tussen Janssen B.V. en de werknemer. Deze regeling noemen we hierna: AVR.
2. De AVR - versie 1 maart 2024 - is bij deze arbeidsovereenkomst gevoegd. De werknemer heeft de AVR bekeken voor het ondertekenen van de arbeidsovereenkomst.
3. Janssen B.V. mag de AVR wijzigen, aanvullen of vervangen door een andere regeling. Als Janssen B.V. dat doet, is de nieuwe versie van de AVR onderdeel van de arbeidsovereenkomst tussen Janssen B.V. en de werknemer.”
Eenzijdige wijziging arbeidsvoorwaardenregeling: mag dat?
Als je het dynamische incorporatiebeding leest, denk je misschien dat je als werkgever je arbeidsvoorwaardenregeling gemakkelijk kunt aanpassen. Maar dat ligt een stuk genuanceerder:
Vaak staan er in de arbeidsvoorwaardenregeling onderwerpen waarvoor het instemmingsrecht van de ondernemingsraad geldt.
De wet en de rechtspraak geven behoorlijk strenge regels over wanneer je als werkgever arbeidsvoorwaarden eenzijdig mag wijzigen.
Vuistregels voor eenzijdig wijzigen arbeidsvoorwaardenregeling
Bij het eenzijdig wijzigen van een arbeidsvoorwaardenregeling moet je als werkgever met een aantal zaken rekening houden. Hier zijn enkele vuistregels:
Het gaat om een belangenafweging: zijn de belangen van de werkgever bij de wijziging voldoende zwaarwegend om de wijziging van de arbeidsvoorwaarde te rechtvaardigen?
Eenzijdige wijziging van primaire arbeidsvoorwaarden is erg moeilijk.
Hoe lichter de arbeidsvoorwaarde, hoe gemakkelijker de eenzijdige wijziging.
Gaat de ondernemingsraad akkoord met de wijziging? Dan geldt dat akkoord niet automatisch als een akkoord van de werknemers. Het akkoord van de ondernemingsraad helpt de werkgever wel bij de belangenafweging.
Als het onderwerp uit de arbeidsvoorwaardenregeling geen arbeidsvoorwaarde is, kan de werkgever eenzijdig wijzigen. Denk hierbij aan instructies en voorschriften die de werkgever vanuit zijn werkgeversgezag mag geven.
“Wijzig je een arbeidsvoorwaardenregeling op belangrijke onderwerpen in het nadeel van de werknemer? Vraag de werknemer om opnieuw akkoord te gaan met de regeling. Daarmee voorkom je discussies achteraf.”
Zo pas je het eenzijdig wijzigingsbeding effectief toe
Wil je meer weten over hoe je het eenzijdig wijzigingsbeding effectief kunt toepassen? Lees dan mijn blog Eenzijdig wijzigingsbeding: koorddansen bij het aanpassen van arbeidsvoorwaarden.
Hulp nodig bij het maken van een arbeidsvoorwaardenregeling?
Heb je een arbeidsvoorwaardenregeling die je in begrijpelijke taal wilt laten herschrijven?
Heb je een arbeidsvoorwaardenregeling die je wilt laten controleren en actualiseren?
Heb je nog geen arbeidsvoorwaardenregeling, maar zou je die wel graag willen hebben?
Ben je een jurist, accountant of andere mkb-adviseur die een ghostwriter zoekt om arbeidsvoorwaardenregelingen voor je klanten te maken?
Je kunt me bij al deze vragen om hulp vragen. Het eerste video- of telefoongesprek is gratis en vrijblijvend. Op de contactpagina lees je hoe je contact met me opneemt.
> terug naar kennisbank arbeidsrecht